Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

• Bedrijf: Swiftly Marketing
• Ondernemingsnummer: BE 0778 405 303
• Adres: Borsbeeksebrug 34, 2600 Antwerpen, België
• E-mail: privacy@swiftly-marketing.com

Swiftly Marketing is gevestigd in België en valt onder de algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“GDPR”), de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van persoonsgegevens, en de ePrivacyrichtlijn 2002/58/EG zoals omgezet in Belgisch recht.

We verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van je contact met onze diensten:

2.1 Bezoekers van de website

• Technische gegevens: IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd), browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaattype, schermresolutie en verwijzende URL
• Gebruiksgegevens: bezochte pagina’s, datum en uur van het bezoek, tijd op de pagina, klikpatronen en scrolldiepte (verzameld via Google Analytics, alleen met je toestemming)
• Cookiegegevens: je voorkeuren voor cookietoestemming (bewaard in de localStorage van je browser)
• Anonieme bezoekstatistieken (geen cookie, geen toestemming nodig): wanneer een pagina laadt, leidt onze server je land af uit je IP-adres en leest hij je browser- en besturingssysteemfamilie, het apparaattype (mobiel, tablet of desktop), je voorkeurstaal, de website die naar ons linkte (alleen de naam, nooit het volledige adres) en eventuele campagnetags in de link. Die gegevens worden meteen opgeteld per pagina en per dag. Je IP-adres, de volledige browsergegevens en de link waarlangs je kwam worden niet bewaard, er wordt niets op je apparaat geplaatst, en de totalen zijn niet tot jou te herleiden. Landen worden opgezocht in een databank op onze eigen server; je IP-adres wordt daarvoor naar niemand gestuurd. Een klein script op elke pagina meet ook hoe lang de pagina in beeld bleef en stuurt, wanneer je de pagina verlaat of wegklikt, dat aantal seconden en het adres van de pagina naar onze server, zonder identificatie; het wordt opgeteld per pagina, dag en duurbereik

2.2 Abonnees van de nieuwsbrief

• Contactgegevens: e-mailadres, en optioneel je naam
• Abonnementsgegevens: datum en uur van inschrijving, registratie van de toestemming

2.3 Klanten en zakelijke contacten

• Identiteitsgegevens: naam, functietitel, bedrijfsnaam
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, zakelijk adres
• Financiële gegevens: factuurgegevens, btw-nummer, betaalinformatie (verwerkt via onze betalingsdienstverlener)
• Communicatiegegevens: correspondentie via e-mail, contactformulieren of videogesprekken

2.4 Gebruikers van het rekruteringsportaal

• Accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), gebruikersrol
• Sessiegegevens: sessie-identificatoren via HTTP-only cookies (verlopen na 4 uur)

2.5 Reageerders op de blog

• Reactiegegevens: de naam die je invult en de tekst van je reactie. Reacties worden eerst nagekeken; na goedkeuring worden beide naast het artikel gepubliceerd, voor iedereen leesbaar
• E-mailadres: optioneel en nooit gepubliceerd. We gebruiken het om je te mailen wanneer iemand op je reactie antwoordt en, indien nodig, om je privé te antwoorden. Elke zulke mail heeft een uitschrijflink die je adres uit de reactie verwijdert
• Taal: de taal van de pagina waarop je reageerde, zodat antwoordmails je in die taal bereiken
• Meldingen: als je een reactie meldt, de reden en de details die je toevoegt
• Beveiligingsgegevens: een versleutelde hash van je IP-adres, om spam en misbruik te beperken. Je IP-adres zelf wordt niet bewaard

Onder artikel 6 van de GDPR verwerken we je persoonsgegevens op deze rechtsgronden:

3.1 Toestemming (art. 6, lid 1, a, GDPR)

• Het plaatsen van niet-essentiële cookies (analyse, marketing) op je apparaat
• Het versturen van onze nieuwsbrief
• Het verwerken van gegevens via ingesloten inhoud van derden (formulieren van GoHighLevel)

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

3.2 Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b, GDPR)

• Het verwerken van klantgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren
• Het beheren van projectcommunicatie en opleveringen
• Het verwerken van betalingen en facturen

3.3 Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f, GDPR)

• Het laten werken en onderhouden van onze website (essentiële cookies en technische infrastructuur)
• Het verbeteren van onze diensten op basis van samengevoegde, geanonimiseerde analysegegevens
• Begrijpen welke pagina’s gelezen worden, uit welke landen en via welke websites en campagnes, via de anonieme bezoekstatistieken in punt 2.1
• De beveiliging van netwerk en informatie waarborgen
• De reacties publiceren die je zelf op onze blogs plaatst, en de reactieruimtes beschermen tegen spam en misbruik
• Interne administratie en archivering

3.4 Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c, GDPR)

• Facturen en financiële stukken bewaren zoals de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving vereist (minstens 7 jaar)
• Antwoorden op wettige verzoeken van toezichthouders

We gebruiken je persoonsgegevens voor deze doelen:

• Om onze website en diensten aan te bieden en te onderhouden
• Om je vragen en berichten te beantwoorden
• Om je onze nieuwsbrief te sturen (alleen met je uitdrukkelijke toestemming)
• Om het gebruik van de website te analyseren en onze inhoud en diensten te verbeteren (alleen met je toestemming)
• Om klantrelaties, projecten en facturatie te beheren
• Om onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen
• Om onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen te beschermen en onze voorwaarden af te dwingen

We delen je persoonsgegevens met de volgende categorieën derden, die als verwerker voor ons optreden of als zelfstandige verantwoordelijke:

5.1 Verwerkers

• Google LLC (Verenigde Staten): Google Analytics voor websiteanalyse. De verwerking valt onder het Data Processing Amendment van Google. Google Privacy Policy
• HighLevel Inc. (GoHighLevel) (Verenigde Staten): hosting van het nieuwsbriefformulier en e-mailverzending. GoHighLevel Privacy Policy
• Salesforce, Inc. (Heroku) (Verenigde Staten): cloudhosting van deze website en haar databank. De toepassing en haar databank draaien in een regio in de Verenigde Staten. Salesforce Privacy Statement
• Resend, Inc. (Verenigde Staten): verzending van mails over blogreacties: de meldingen die wij ontvangen over nieuwe en gemelde reacties, en de antwoordmeldingen aan reageerders die een e-mailadres achterlieten. Resend ontvangt het adres van de ontvanger en het volledige bericht, inclusief reactietekst en namen van reageerders. Resend Privacy Policy

5.2 Wanneer we gegevens kunnen meedelen

We kunnen je gegevens meedelen:

• Wanneer de wet, een rechterlijk bevel of een toezichthouder dat vereist
• Om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom te beschermen
• In het kader van een fusie, overname of verkoop van bedrijfsactiva (met voorafgaande kennisgeving waar die vereist is)

We verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Onze hostinginfrastructuur staat in de Verenigde Staten. De toepassing en haar databank draaien op Heroku (Salesforce, Inc.) in een Amerikaanse regio, dus de persoonsgegevens die we bijhouden staan daar, en niet in de Europese Economische Ruimte. Een aantal van onze andere verwerkers staat ook buiten de EER, vooral in de Verenigde Staten. Bij doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER zorgen we voor passende bescherming via:

• EU-U.S. Data Privacy Framework: wanneer de ontvanger onder het EU-U.S. Data Privacy Framework gecertificeerd is
• Standaardcontractbepalingen (SCC’s): zoals vastgesteld door de Europese Commissie, als contractuele waarborgen voor doorgiften
• Adequaatheidsbesluiten: wanneer de Europese Commissie heeft vastgesteld dat een land een passend beschermingsniveau biedt

Je kunt een kopie van de relevante waarborgen vragen via privacy@swiftly-marketing.com.

We bewaren je persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

• Analysegegevens van de website: 14 maanden bewaard (standaard van Google Analytics), daarna automatisch verwijderd
• Anonieme bezoekstatistieken: het IP-adres en de verzoekdetails waarmee ze worden opgebouwd, worden gewist zodra de pagina is geteld. De totalen bevatten geen persoonsgegevens en worden bewaard
• Gegevens van het nieuwsbriefabonnement: bewaard tot je uitschrijft of je toestemming intrekt
• Klant- en factuurgegevens: minstens 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie, zoals de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving vereist (Wetboek van Economisch Recht, art. III.86)
• Communicatie: bewaard voor de duur van de zakelijke relatie plus 3 jaar
• Voorkeuren voor cookietoestemming: in je browser tot je je gegevens wist of je voorkeur wijzigt
• Sessiecookies: verlopen automatisch na 4 uur
• Blogreacties: bewaard zolang het artikel gepubliceerd is, of tot je vraagt je reactie te verwijderen; de gehashte IP-adresgegevens, de taal en het optionele e-mailadres blijven erbij. Reacties die nooit worden goedgekeurd, worden niet gepubliceerd. Meldingen blijven bij de reactie waarop ze slaan

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze op een veilige manier.

Onder de GDPR heb je deze rechten over je persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15): je hebt het recht te weten of je persoonsgegevens worden verwerkt en een kopie van die gegevens te krijgen.
• Recht op rectificatie (art. 16): je hebt het recht onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren of onvolledige gegevens te laten vervolledigen.
• Recht op wissing (art. 17): je hebt het recht je persoonsgegevens te laten wissen wanneer er geen dwingende reden is om ze te blijven verwerken (“recht om vergeten te worden”).
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): je hebt het recht in bepaalde gevallen een beperking van de verwerking te vragen.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20): je hebt het recht je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en aan een andere verantwoordelijke over te dragen.
• Recht van bezwaar (art. 21): je hebt het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. We stoppen de verwerking tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7): wanneer de verwerking op toestemming steunt, kun je die op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22): je hebt het recht niet onderworpen te worden aan besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, met inbegrip van profilering. Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming.

Om een van deze rechten uit te oefenen, contacteer ons op privacy@swiftly-marketing.com. We antwoorden binnen 30 dagen, zoals artikel 12, lid 3, GDPR vereist.

Als je meent dat onze verwerking van je persoonsgegevens de GDPR schendt, kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données):

• Naam: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder van de EU-lidstaat waar je gewoonlijk verblijft of werkt.

Voor details over de cookies die we gebruiken, de doelen ervan en hoe je je voorkeuren beheert, zie ons cookiebeleid.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Die maatregelen omvatten:

• Versleuteling van gegevens tijdens het transport (TLS/HTTPS)
• HTTP-only- en Secure-vlaggen op sessiecookies
• SameSite-cookieattributen om cross-site request forgery te voorkomen
• Regelmatige beveiligingsreviews van onze infrastructuur en codebase
• Toegangscontrole die de toegang tot gegevens beperkt tot bevoegd personeel

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je een ouder of voogd bent en meent dat je kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, contacteer ons op privacy@swiftly-marketing.com en we nemen stappen om die informatie te verwijderen.

Als je inwoner van Californië bent, heb je bijkomende rechten onder de California Consumer Privacy Act (CCPA) en de California Privacy Rights Act (CPRA):

• Recht om te weten: je kunt informatie vragen over de categorieën en de concrete persoonsgegevens die we over je hebben verzameld.
• Recht op wissing: je kunt de wissing van je persoonsgegevens vragen, met bepaalde uitzonderingen.
• Recht om je af te melden voor verkoop of delen: je kunt je afmelden voor de verkoop of het delen van je persoonsgegevens. We verkopen geen persoonsgegevens. Je oefent dit recht uit via de schakelaar “Mijn persoonsgegevens niet verkopen of delen” in onze cookievoorkeuren.
• Recht op non-discriminatie: we discrimineren je niet omdat je je privacyrechten uitoefent.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteer ons op privacy@swiftly-marketing.com of gebruik de cookievoorkeuren op onze website.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijk, technologie, wettelijke eisen of andere factoren weer te geven. Bij materiële wijzigingen werken we de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina bij.

We raden je aan dit privacybeleid af en toe te herlezen, zodat je weet hoe we je persoonsgegevens beschermen.

Vragen, bezwaren of verzoeken over dit privacybeleid of onze verwerking? Contacteer ons:

• E-mail: privacy@swiftly-marketing.com
• Bedrijf: Swiftly Marketing
• Ondernemingsnummer: BE 0778 405 303
• Adres: Borsbeeksebrug 34, 2600 Antwerpen, België